後輩の職人Ａ
たくぞーさん、ＣＭで流れている『電子帳簿保存法』って関係ないですよね！？
一人親方の皆さん、こんにちは。埼玉でサッシ工をしている「たくぞー」です。
最近、ＴＶで『電子帳簿保存法』関連のＣＭが流れていますよね。
後輩から『電子帳簿保存法』って初めて聞くけどなに？うちらに関係あるんですか？とよく聞かれます。『電子帳簿保存法』と難しい名称がついていて、よくわからない、という意見もあります。
ここでは、『電子帳簿保存法』が建設業で働く一人親方の皆さんに影響があるのか、あるとしたらどんな対応をとればいいのか、結論から申しますと、建設業で働く一人親方の皆さんのなかで『電子帳簿保存法』の対応が必要となる方もいます。どういう方が対象になるかを解説していきます。
『電子帳簿保存法』とは？
『電子帳簿保存法』とは、従来紙ベースで行っていた帳簿や請求書・領収書などの取引関係の書類がパソコンとネットを使って作成・送受信するようになったことをうけ、保管のルールを定めた法律です。
具体的には、パソコンで作成した帳簿やネットからダウンロードした領収書などをきちんと決められた方法で保管して下さいね、というのが『電子帳簿保存法』の趣旨です。
『電子帳簿保存法』には、①電子帳簿保存、②スキャナ保存、③電子取引データ、の３項目がありますが、①と②については任意なので、一人親方さんがパソコンで帳簿を記録していても対応する必要はありません。
問題なのが③の「電子取引データ」への対応です。この「電子取引データ」の受け渡しを行っている一人親方さんは対応が必要となります。
「電子取引データ」とは？
『電子帳簿保存法』で登場する「電子取引データ」について解説します。
「電子取引データ」とは、紙で発行されていない、パソコンやタブレット、スマホの画面でしか見られない請求書や領収書のたぐいです。
Ａｍａｚｏｎやモノタロウで工具や材料を購入した際に、紙の領収書は発行されません。神の領収書の代わりにホームページから領収書をダウンロードするようになっています。
この様に、紙の領収書の代わりにホームページからダウンロードする領収書や仕事をもらっている会社から領収書や明細書をメールで受領している場合、それら領収書や明細書が「電子取引データ」となります。
一人親方でどんな人が『電子帳簿保存法』の対象となるの？
簡潔に話しますと「電子取引データ」の発行・受領する一人親方さんは全員対象となります。
具体的には、下記に該当する一人親方さんは『電子帳簿保存法』の対象となります。
・請求書をパソコンで作成し会社にメールで送信している
・取引先から請求書・領収書をメールで受信している
・Ａｍａｚｏｎやモノタロウなど紙の領収書ではなくホームページからダウンロードするネットショッピングを仕事で利用している
・現場までの交通費をモバイルスイカやモバイルパスモなどで決済している
・現場まで車やバイクを使用し、高速料金をＥＴＣで利用している
これらに該当する一人親方さんは、『電子帳簿保存法』の「電子取引データ」を発行したり受領したりしているので、『電子帳簿保存法』への対応が必要となります。
現場までの往復でバスや電車など公共交通機関を利用し、モバイルスイカやモバイルパスモを利用している場合、利用明細がホームページからしか閲覧できないため、『電子帳簿保存法』の対象となります。モバイルではなくＩＣカードを利用している場合は、券売機等で利用明細書を発行できるので、『電子帳簿保存法』の対象外です。
ＥＴＣを仕事で利用している一人親方さんも高速料金で紙の領収書が発行されないので、『電子帳簿保存法』の対象です。たまにクレジットカードの利用明細に記載されているから領収書はなくても大丈夫、という職人さんに会いますが、クレジットカードの利用明細は、領収書ではないのでダメです。
ＥＴＣ利用者は、「ＥＴＣ利用照会サービス」のホームページから利用明細をダウンロードすることになります。首都高の場合、パーキングエリアで紙の利用明細を発行する事は可能ですが、わざわざＰＡまで行かなくてはいけないので、現実的ではないでしょう。
『電子帳簿保存法』どうすればいい？
それでは、ここから『電子帳簿保存法』への対応を解説します。
『電子帳簿保存法』で定められている「電子取引データ」の保存要件は、３つあります。
①事務処理規定を定める
②パソコンやプリンターの取扱説明書を備え付ける
③取引年月日・取引先・取引金額で検索できるように保存しておくこと
①の「事務処理規定を定める」は国税庁のホームページに事務処理規定の見本が掲載されていますので、参考にしながら作成すれば大丈夫です。
②の「パソコンやプリンターの取扱説明書を備え付ける」は問題ないでしょう。ない場合は、メーカーのホームページからダウンロードしておいて下さい。
③「取引年月日・取引先・取引金額で検索できるように保存しておくこと」
どうやって検索できるようにしておけばいいんだ？という声があがりますが、
ファイル名を「取引年月日・取引先・取引金額」にして保存しておけばいいんです。
ここからは具体的にＡｍａｚｏｎでビスを購入した時の領収書の保存方法を案内します。
まずはＡｍａｚｏｎのホームページから領収書をパソコンに表示します。
領収書の画面上部にある「このページを印刷してご利用ください」をクリック。
印刷の画面になるので「送信先」を“ＰＤＦに保存”を選択し、下部にある保存をクリックし保存して下さい。
保存先は「ドキュメント」ではなく、税務調査があった際に検索しやすいように「領収書」のフォルダを新たに作成し、その中に保存しましょう。請求書をメールで送信する場合は、「請求書」フォルダを作成し、その中に保存して下さい。
私はファイル名を「取引年月日・取引先・取引金額・取引内容」としています。
これで、『電子帳簿保存法』に定められた方法での保管ができました。
さいごに
２０２４年１月から始まる『電子帳簿保存法』の解説はいかがでしたか？
建設業で働く一人親方の皆さんも対象になってくる事から対応が必要となります。
対応そのものは、そんなに難しくありませんが、きちんと保管しておかないと、税務調査があった際に仕入や経費が否認されてしまい、よけいな税金をとられてしまいます。
そのようなことにならによう、定められた方法で、保管しておいて下さい。
最後に、紙で受領した領収書や紙で郵送した請求書は従来通り、紙で保管しておけば大丈夫です。スキャナで保存する必要はありません。
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